Word 邮件合并(Mailing)和域(Field)

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今天有公司发合同样本把Mailing的母本发过来了，一时间居然没看出来，然后在插入域那里研究了一会，正好下午不是很忙，来说一下Mailing的事。
Mailing相对来说是一个用过的人并没有那么多的应用，看起来科技含量很高，但是其实很简单，用好了看上去还蛮高端的。由于批量输入的特性，人事和财务用得会特别多一点，比如出工资单啊，入职说明啊，合同啊什么的。
其实Mailing算是对Word里面域的一个特殊使用。域是Word里面的一种特殊的命令，可以看作是和Excel里面的公式差不多的东西，都是用一些特殊的书写方法来让软件进行一些自动的处理。
插入域的快捷键是Ctrl+F9或者在插入的工具栏中点击Quick Parts - Field, 然后用F9或者右键点击插入的域选择切换代码可以切换显示模式(就和Excel里面切换显示公式或者公式结果一样),切换显示的快捷键是Alt+F9,域的快捷键都和F9有关的。

Ctrl+F9插入一个域之后，会看到一对花括号{}，然后点上去会有灰色的底色显示，告诉你这个东西不是普通的字符。
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一般来说，时间啊EQ(公式)都是比较常用的域，但是今天既然是由一个Mailing的邮件引起的，就说说Mailing用到的Mergefield吧。
在{}里面我们要输入域名，代码和域的选项，我们用个例子来说明吧。
一般来说，新员工入职会需要一些自己的基本信息，员工号，部门，邮箱什么的，这时候我们就用用一个Mailing的Word母板文件加上一个储存了信息的Excel来批量完成一批针对不同人的Word文件。

在这里，姓名(张三)，员工号(511043),工作地点(Shanghai)，部门(IT)，是每个人不同的，其他的文字每个人都一样，所以这几个字段我们可以用用Mailing来让系统自动从Excel里面导进去。
至于为什么叫Mailing呢？因为这个功能原来是用来写信封的，信封上面大量的信息是一样的，公司地址啊邮编什么的，只有每个人的名字和电话之类的信息不一样，这样一个个文件来改就有点傻啦，于是有了这个Mailing。
Mailing匹配的是Mergefield,所以我们可以这样来用：
新建一个Word文档，里面该写什么写什么，当我要写名字的时候，我用一个Field来代替名字，按Ctrl+F9插入域，域的类型是Mergefield, 这个Mergefield名字就叫Name好了，方便记忆。

以此类推，把员工号，工作地点，部门都用Mergefield来代替，我们就写完了这样一个文档。

然后我们要让数据自动可以进去，Mailing是支持很多数据模式的不过我们这里的小玩意就用不上大炮了，用Excel来打打鸟就可以了。
新建一张Excel表，把我们要填的那几个Field的信息输进去，第一行的表头标题最好和你那几个Mergefield的名字对应，虽然不对应也可以但是对应好了就不用手动去配对了。

现在模板有了数据也有了，只要把它们合在一起就OK了，点开Mailing下面的选择数据源(Select Recipients) - 选择已有的列表 (Using Existing List)选中刚刚那张Excel表

因为我们在Word和Excel里面用的域的名字是一样的，所以就自动配对成功了。

接下来，按一下预览就能看到结果了，然后按合并就能导出每个人的Word了。

很不错吧，还有更方便的。
因为这里Mailing是用域的方式来操作的，我们还能很方便的对域里面格式进行调整。
比如，我们可以让工作地点用全大写字母来表示，然后员工号后面加两位小数位：

这里我们没有对原始数据做任何调整，只是通过定义域格式开关就达成了我们的目的：